Hoe de klanten van Seobureau.nl binnen 1 uur een offerte voor de eerste fase in de mail hebben zitten zonder dat de salesmedewerker hoeft in te loggen in het CRM.

Deze Zapier-automatisering is ontworpen om het offerteproces te versnellen en te automatiseren nadat een salesconsultant een formulier heeft ingevuld. Dit zorgt ervoor dat klantgegevens direct worden verwerkt in het CRM-systeem (Simplicate) en dat er automatisch een offerte-aanvraag wordt verstuurd. Hierdoor wordt handmatig werk verminderd en kunnen offertes sneller worden opgevolgd. Laten we stap voor stap bekijken hoe deze workflow werkt en waarom dit waardevol is voor een salesproces.

Stap 1: Google Forms – Nieuwe formulierreactie

De automatisering begint zodra een salesconsultant een formulier invult via Google Forms. Dit formulier kan informatie bevatten over een potentiële klant, zoals:

• Naam van de contactpersoon
• Bedrijfsnaam
• Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer)
• Behoefte of type dienst/product waarin de klant geïnteresseerd is

Zodra de consultant het formulier indient, wordt de data automatisch opgepakt door Zapier en doorgestuurd naar de volgende stappen.

Stap 2: Simplicate – Contact aanmaken

In deze stap wordt de ingevulde informatie gebruikt om een nieuw contact aan te maken in Simplicate, een CRM- en projectmanagementtool. Dit is essentieel omdat:

• Alle potentiële klanten direct in het CRM worden vastgelegd, wat handmatig invoeren overbodig maakt.
• De salesafdeling een overzicht heeft van alle nieuwe leads.
• Het mogelijk wordt om opvolging en verdere communicatie gestructureerd te beheren.

Als de contactpersoon al in Simplicate bestaat, kan er een controlemechanisme worden ingebouwd om dubbele invoer te voorkomen.

Stap 3: Simplicate – Bedrijf aanmaken

Naast de contactpersoon wordt er ook een bedrijf aangemaakt. Dit is nuttig als een organisatie meerdere contactpersonen heeft of als de offerte namens een bedrijf wordt opgesteld. Hierbij worden gegevens zoals de bedrijfsnaam, adresgegevens en relevante kenmerken opgeslagen.

Door deze stap te automatiseren, wordt gewaarborgd dat klantgegevens altijd compleet en correct in het systeem staan, zonder dat handmatige invoer nodig is.

Stap 4: Simplicate – Verkoopkans aanmaken

In deze stap wordt binnen Simplicate een nieuwe “Sales Opportunity” of verkoopkans aangemaakt. Dit betekent dat:

• Er een nieuw verkooptraject wordt gestart voor deze potentiële klant.
• Het sales team inzicht krijgt in welke leads er binnenkomen en waar ze zich in de salesfunnel bevinden.
• De voortgang van de deal wordt bijgehouden binnen Simplicate, zodat er gemakkelijk opvolging kan plaatsvinden.

Afhankelijk van de informatie in het formulier kunnen ook extra details worden toegevoegd, zoals een offertebedrag, verwachte sluitingsdatum en betrokken verkopers.

Stap 5: Email by Zapier – Offerte versturen

De laatste stap in deze workflow is het versturen van een e-mail. Dit gebeurt via de ‘Email by Zapier’ module en kan automatisch een offerte genereren en verzenden naar de klant. Dit bespaart de salesconsultant tijd en zorgt voor een snelle respons naar de klant.

De e-mail kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:

• Een gepersonaliseerde begroeting met de naam van de contactpersoon.
• Een bijlage met de offerte (mogelijk automatisch gegenereerd via een ander gekoppeld systeem).
• Informatie over de aangeboden dienst of product.
• Een duidelijke call-to-action, zoals een knop of link om de offerte te accepteren of een afspraak te plannen.

Door dit proces te automatiseren, kunnen bedrijven sneller reageren op klantaanvragen, waardoor de kans op conversie toeneemt.

We hebben het proces zo vorm gegeven dat het via een aparte automatisering door handmatige tussenkomt wordt verstuurd. Zo weten we zeker dat de inhoud correct is.